Política de Protección de Datos Personales

01 Responsable del Tratamiento de Datos

El responsable del tratamiento de sus datos personales es:

02 Marco Legal

Esta Política de Protección de Datos Personales ha sido elaborada en cumplimiento de la legislación dominicana vigente en materia de protección de datos personales, específicamente:

• Ley 172-13 sobre Protección de Datos de Carácter Personal, que tiene por objeto la protección integral de los datos personales asentados en archivos, registros, bancos de datos u otros medios técnicos de tratamiento de datos
• Decreto 333-15, Reglamento de aplicación de la Ley 172-13
• Normativas emitidas por la Dirección General de Impuestos Internos (DGII) relacionadas con la facturación electrónica y el manejo de comprobantes fiscales electrónicos (e-CF)

03 Datos Personales que Tratamos

En el desarrollo de nuestras actividades como proveedor de tecnología y servicios de facturación electrónica, tratamos las siguientes categorías de datos personales:

• Datos de identificación: nombre completo, cédula de identidad o pasaporte, RNC (para personas jurídicas)
• Datos de contacto: dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección física
• Datos fiscales y tributarios: información contenida en comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) según la normativa DGII
• Datos de uso del sistema: registros de acceso, bitácoras de eventos (logs) y datos de configuración del software de facturación
• Datos de la empresa: nombre comercial, razón social, actividad económica, datos bancarios cuando aplique

04 Finalidades del Tratamiento

Los datos personales que recopilamos son tratados exclusivamente para las siguientes finalidades:

• Prestación del servicio: desarrollar, implementar y mantener las soluciones de facturación electrónica contratadas
• Cumplimiento tributario: procesar, almacenar y transmitir comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) conforme a la Norma General 01-2020 de la DGII
• Certificación de emisores electrónicos: asistir a los contribuyentes en el proceso de certificación ante la DGII
• Comunicación y soporte: atender consultas, incidencias técnicas y requerimientos de asistencia
• Facturación interna: gestionar la relación comercial y emitir comprobantes por los servicios prestados
• Seguridad y trazabilidad: mantener registros de auditoría, bitácoras de eventos y control de cambios exigidos por la DGII

05 Base Legal del Tratamiento

El tratamiento de sus datos personales se sustenta en las siguientes bases legales:

• Ejecución del contrato: el tratamiento es necesario para la prestación de los servicios tecnológicos y de facturación electrónica contratados
• Cumplimiento de obligaciones legales: el tratamiento es necesario para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias establecidas por la DGII y demás entidades reguladoras
• Consentimiento del titular: cuando el tratamiento se base en el consentimiento, usted podrá retirarlo en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo
• Interés legítimo: para garantizar la seguridad informática, la continuidad operativa y la calidad del servicio

06 Derechos de los Titulares

Conforme a la Ley 172-13, usted tiene los siguientes derechos sobre sus datos personales:

• Derecho de Acceso: conocer qué datos personales suyos se encuentran almacenados en nuestros sistemas y cómo son tratados
• Derecho de Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados
• Derecho de Cancelación (Supresión): solicitar la eliminación de sus datos personales cuando ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recopilados, siempre que no exista obligación legal de conservarlos
• Derecho de Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias
• Derecho a la Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común

Para ejercer cualquiera de estos derechos, puede contactar a nuestro Delegado de Protección de Datos enviando su solicitud a [email protected] indicando el derecho que desea ejercer y adjuntando copia de su documento de identidad.

Responderemos su solicitud en un plazo máximo de 30 días hábiles conforme a lo establecido en la Ley 172-13.

07 Transferencias de Datos Personales

Sus datos personales podrán ser comunicados a terceros únicamente en los siguientes supuestos:

• Dirección General de Impuestos Internos (DGII): en cumplimiento obligatorio de la normativa de facturación electrónica (Norma General 01-2020) y demás requerimientos tributarios
• Entidades de Certificación Digital: autorizadas por INDOTEL, en los casos en que Root System Technology custodie certificados digitales como parte del servicio de arrendamiento
• Proveedores de servicios tecnológicos: únicamente aquellos que actúen como encargados del tratamiento bajo acuerdos de confidencialidad y protección de datos
• Autoridades competentes: cuando sea requerido por mandato legal, resolución judicial o requerimiento de autoridad competente

No vendemos, alquilamos ni cedemos sus datos personales a terceros con fines comerciales.

08 Medidas de Seguridad

Root System Technology implementa medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger sus datos personales, incluyendo:

• Cifrado de datos en tránsito mediante protocolos SSL/TLS
• Cifrado de datos en reposo para información fiscal y personal sensible
• Control de acceso basado en roles (RBAC) con autenticación de múltiples factores
• Bitácoras de eventos (logs) que permiten la trazabilidad y el control de cambios
• Procedimientos de respaldo y recuperación de información con pruebas periódicas
• Monitoreo continuo de sistemas para la detección temprana de incidentes de seguridad
• Capacitación periódica del personal en materia de seguridad de la información y protección de datos
• Acuerdos de confidencialidad con todos los empleados y proveedores que accedan a datos personales

09 Conservación de los Datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo estrictamente necesario para las finalidades para las que fueron recogidos, considerando los siguientes criterios:

• Datos fiscales y e-CF: conforme al plazo establecido en la Norma General 01-2020 de la DGII y la legislación tributaria dominicana vigente (mínimo 10 años)
• Datos de clientes activos: durante la vigencia de la relación contractual y hasta 5 años adicionales tras su finalización
• Registros de auditoría (logs): mínimo 2 años, o el plazo que establezca la DGII para proveedores de facturación electrónica
• Datos de contacto y comunicaciones: hasta 2 años desde la última interacción, salvo que exista obligación legal de conservarlos por más tiempo

Transcurridos los plazos indicados, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados de manera irreversible.

10 Modificaciones a esta Política

Root System Technology se reserva el derecho de actualizar esta Política de Protección de Datos Personales cuando sea necesario para reflejar cambios en nuestra actividad, en la legislación aplicable o en las directrices de organismos reguladores como la DGII o INDOTEL.

Cualquier modificación relevante será comunicada a los titulares de datos a través de los canales habituales de comunicación y publicada en esta página con la fecha de la última actualización. Le recomendamos revisar periódicamente esta política.

11 Contacto del Delegado de Protección de Datos

Para ejercer sus derechos, presentar reclamaciones o formular consultas relacionadas con el tratamiento de sus datos personales, puede contactar directamente a nuestro Delegado de Protección de Datos:

Si considera que el tratamiento de sus datos personales infringe la normativa vigente, tiene derecho a presentar una reclamación ante el Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (INDOTEL) o el organismo competente en materia de protección de datos de la República Dominicana.